Perrotin New York is seeking a personable and organized Gallery Assistant to manage the front desk and perform various office-related administrative tasks.
The candidate must be able to efficiently multitask while working in a busy front desk environment. Attention to detail, excellent communication, and problem-solving skills are required to excel in this position.
Responsibilities:
- Greet incoming visitors, communicate exhibition information, and answer questions about artwork and programming
- Answer and redirect phone calls to staff and take messages
- Oversee daily receipt and sending of packages with couriers, FedEx, UPS, and USPS
- Check-in gallery appointments and liaise with art delivery personnel and other vendors
- Open and lock up front desk area/gates daily, ensure gallery tidiness
- Receive and distribute mail and packages throughout the gallery
- Liaise with event staff and vendors for gallery openings and preparation for on and off-site special events (dinners, talks, receptions, book signings etc.)
- Assist with gallery openings and preparation for on and off-site special events (dinners, talks, etc.)
- Assist with travel arrangements and accommodations for staff and artists as needed
- Manage gallery penthouse apartments for visiting artists or staff as needed
-Various additional tasks, as needed
Required Skills & Experience:
- Bachelor’s Degree in a related field
- Prior experience in a museum, gallery, or other arts institution
- Knowledge of contemporary art and gallery represented artists
- Excellent written and oral communication skills
- Self-starter with the ability to multitask and problem solve
- Polished demeanor
- Proficient in InDesign, Photoshop, Microsoft Office Suite, Apple devices and G Suite
- Familiarity with File Maker or similar art database system
This is a Full-time position, Tuesday - Saturday, 9:45 am - 6:00 pm.
Summer hours are Monday-Friday, 9:45 am-6:00 pm; Regular hours, resuming in September, are Tuesday-Saturday, 9:45 am -6:00 pm.
Benefits:
- Medical, Dental and Vision - 70 percent of the insurance premium covered by the gallery
- Paid vacation days (2 weeks annually, prorated during first year based on start date)
- Paid sick time (5 days frontloaded annually, prorated during first year of employment based on start date)
- Paid holidays (11 days)
- Participation in a 401K Plan (after 1 year of employment)
- Pre-tax Commuter
Pay Rate:
$16.00 / hr.
To Apply:
Please submit your resume, cover letter, and 3 professional references to olivia@perrotin.com and sangina@perrotin.com with the subject line “Gallery Assistant” Only qualified candidates will be contacted.
Post Sale Registrar
Perrotin seeks a full-time Post Sale Registrar to coordinate all shipments of primarily sold works from the New York gallery. The role is integral to the gallery’s business and requires a candidate with superior communication skills, absolute discretion, highly organized with a keen eye for details, and steadfast ability to follow through on all assigned tasks.
The candidate should have a comprehensive understanding of best practices for packing and crating, modes of transit, import and export compliance in the US and Internationally necessary. Knowledge of US sales tax, import duty, VAT, and insurance are required. Familiarity with US & International shippers is integral to the position. Must be able to handle shipments in the most cost effective and efficient means possible with the utmost attention to detail.
Responsibilities include but are not limited to:
-Provide artwork details, condition reports, packing instructions and installation instructions to shippers/client.
-Obtain competitive quotes to present to clients and Directors upon request.
-Coordinate release from the gallery and/or storage.
-Follow up with shippers to obtain POD and upload to database.
-Invoice clients for shipments and submit payments for vendors.
-Ensure works and their movements are up to date, all relevant shipping documents uploaded to the database.
-Prepare invoices for shipping and QuickBooks links for payment. Update payments in database.
Key Skills/Requirements:
-BA or BS required, preferably in an art field or extensive art experience.
-Strong knowledge on Mac, google sheets, database systems.
-3-5 years experience in art shipping and installation, with a firm grasp of technical aspects for all mediums of art.
-Superior organizational skills with an ability to prioritize, multi-task and meet tight deadlines.
-Excellent communication skills
-Exceptional attention to details
-Ability to work collaboratively and independently, follow through on all assigned projects and keep team informed of progress.
This is a Full-time position, Monday -Friday, 10:00 am - 6:00 pm.
Compensation:
-Salary commensurate with experience
$50,000 – $55,000 / yr
Benefits:
-Medical, Dental and Vision - 70 percent of the insurance premium covered by the gallery
-Paid vacation days (2 weeks annually, prorated during first year based on start date)
-Paid sick time (5 days frontloaded annually, prorated during first year of employment based on start date)
-Paid holidays
-Participation in a 401K Plan (after 1 year of employment)
-Pre-tax Commuter
To Apply:
Please submit your resume, cover letter, and 3 professional references to and sangina@perrotin.com and priscillahong@perrotin.com with the subject line “Post Sale Registrar” Only qualified candidates will be contacted.
Senior Accountant
Perrotin New York is seeking a full-time Senior Accountant to assist the Financial Director of the gallery with day-to-day accounting, works closely with the CFO, and HR. Confidentiality, excellent organizational skills, and accuracy are important qualifications for this position. The ideal candidate is a skilled multi-tasker, reliable, and committed to consistently meeting deadlines.
KEY RESPONSIBILITIES:
-Assist Accountant and other financial professionals with creating and editing financial documents report financial presentations (Excel, Pivot table)
-Accounts payable
-Accounts receivable
-Evaluate financial budgets and track expenses.
-Reconcile financial books, exhibition and production costs including incoming and outgoing funds.
-Reconcile QB with our Software.
-Assist the Financial Director
-Manage Corporate Card Accounts
REQUIREMENTS:
-Bachelor’s Degree in a related field
-Proficient in QuickBooks, CRM, Microsoft Word, and Excel
-Ability to prioritize, work independently, and self-direct.
-Excellent understanding of accounting rules and procedures including the Generally Accepted Accounting Principles (GAAP)
-Advanced knowledge and experience of spreadsheets
-Excellent attention to detail and accuracy
-Excellent communication skills
-Strong Analytical skills
-Organize the bookkeeping processes of the gallery.
-Ability to work independently as well as with an international team.
-Ability to work collaboratively and proactively.
Salary:
Salary commensurate with experience:
$80K - $90K
Benefits:
-Medical, Dental and Vision - 70 percent of the insurance premium covered by the gallery
-Paid vacation days (2 weeks annually, prorated during first year based on start date)
-Paid sick time (5 days frontloaded annually, prorated during first year of employment based on start date)
-Paid holidays
-Participation in a 401K Plan (after 1 year of employment)
-Pre-tax Commuter
This is a full-time position with benefits. The standard work schedule is from Monday - Friday, 10:00 am – 6:00 pm.
Please email your resume with a cover letter, and 3 professional references with the subject line “Senior Accountant” to: sangina@perrotin.com. We will contact qualified applicants directly.
Head Preparator
Perrotin New York Gallery is currently seeking a full-time Head Preparator. Candidates should be highly adept at packing, handling, installing, and maintaining artwork in all media, as well as possess strong communication and leadership skills. Ability to prioritize tasks in an efficient manner, taking time and safety into account.
Responsibilities include but are not limited to:
-Work with the Senior Registrar and logistics staff to organize receipt and release of artwork from the gallery, exhibition & installation schedules, art fair installations, including off site exhibitions.
-Lead art handling team
-Packing artwork
-Prep and Install showrooms & artwork for client viewings and special events.
-Maintain gallery storage space, tools, materials and equipment.
-Maintain gallery spaces and general building upkeep.
-Track & order supplies, submit invoices.
-Recruit, schedule and manage freelance art handlers for installations, art fairs and special projects.
Qualifications:
-Minimum 5 years as preparator at a gallery, museum or exhibition space.
-Knowledge and experience with rigging for large scale works and installations.
-Experience leading art handling crews and working with outside vendors.
-Previous experience in a gallery is required and candidates must be comfortable working in a fast-paced environment.
-Most importantly we are looking for someone who will utilize time wisely and efficiently to complete assignments while maintaining quality of work and paying attention to detail.
-Cooperative attitude and ability to follow directions is essential.
-Computer literacy with regards to email, managing goggle spreadsheets, and some art database experience is required.
This is a Full-time position, Monday -Friday, 10:00 am - 6:00 pm. Additional hours may be required during installations in addition to travel for art fairs within the US as needed.
Compensation:
Salary commensurate with experience
$75,000 - $80,000 / yr
Benefits:
-Medical, Dental and Vision - 70 percent of the insurance premium covered by the gallery
-Paid vacation days (2 weeks annually, prorated during first year based on start date)
-Paid sick time (5 days frontloaded annually, prorated during first year of employment based on start date)
-Paid holidays
-Participation in a 401K Plan (after 1 year of employment)
-Pre-tax Commuter
To Apply:
Please submit your resume, cover letter, and 3 professional references to sangina@perrotin.com andkateobrien@perrotin.com with the subject line “Head Preparator” Only qualified candidates will be contacted.
Paris
LA GALERIE PERROTIN recherche un comptable
DESCRIPTION DE L’ENTREPRISE
Fondée en 1990, la galerie Perrotin représente une cinquantaine d’artistes internationaux et
produit de nombreuses expositions chaque année. www.perrotin.com
POSTE
Sous la responsabilité du directeur administratif et financier, vous serez en charge des
missions suivantes ( liste non exhaustive) :
MISSIONS
Gestion comptable, financière et administrative
Assurer les opérations courantes liées à la facturation
Réaliser la saisie comptable des factures fournisseurs
Saisie des mouvements bancaires journaliers, réaliser les rapprochements bancaires
Saisie des ventes journalières
Préparations des pièces mensuelles et gestion de dossiers administratifs
Classement et archivage des documents liés à la comptabilité fournisseur
Saisie des déclarations d’échanges de biens mensuelles, détaxe, TVA, etc…
Récupération de factures via les différentes plateformes (Amazon, Dext etc..)
Saisie et mise à jour manager
PROFIL
-Bonne maitrise du Pack office, environnement Mac, logiciel de compta
-Qualités relationnelles, esprit d’équipe, sens de l’organisation, autonomie de travail
-Capacités d’analyse et de synthèse, capacité organisationnelle et rigueur professionnelle.
Nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) de réception pour gérer l'accueil et effectuer diverses tâches administratives. Le candidat doit être capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois tout en travaillant dans un environnement public. L'attention portée aux détails, une excellente communication et des compétences en matière de résolution de problèmes sont nécessaires pour exceller dans ce poste.
Les horaires sont du mardi au samedi, de 10h00 à 18h00, avec des heures supplémentaires selon les besoins.
Lieu : Paris Marais
Missions :
- Accueillir les visiteurs, communiquer les informations sur l'exposition et répondre aux questions sur les œuvres et la programmation.
- Visites guidées hebdomadaires de l'exposition pour le grand public
- Maintenir l'aspect impeccable de l'accueil , tout en gardant le matériel d'exposition (listes de contrôle, listes de prix, communiqués de presse) stocké et ordonné.
- Préparer et mettre à jour les listes de prix pour les expositions et les visites.
- Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels et les rediriger vers le personnel, prendre les messages et gérer les boîtes vocales.
- Superviser la réception et l'envoi quotidiens de colis par des coursiers, FedEx, UPS et USPS.- Vérifier les rendez-vous dans les galeries et assurer la liaison avec les livreurs d'œuvres d'art et les autres fournisseurs.
- Ouvrir et fermer à clé la zone d'accueil et les portes tous les jours, veiller à la propreté de la galerie.
- Distribuer le courrier et les paquets dans la galerie
- Commander et réapprovisionner les fournitures de bureau de la galerie
- Participer aux événements spéciaux
- Assister les directeurs principaux dans diverses tâches, le cas échéant
- Soutenir l'équipe des ventes sur le plan administratif en réservant des transports, des restaurants et des hôtels, et en jouant le rôle de concierge pour les artistes et le personnel en visite.
- aider le responsable des ventes en ligne à rédiger le contenu des preview et des présentations Online
Compétences requises :
- Connaissance de l'art contemporain- Excellentes aptitudes à la collaboration, au travail d'équipe et aux relations humaines.
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale
- Capacité à mener plusieurs tâches de front et à résoudre des problèmes.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office et des appareils Apple
- Maîtrise du français et de l'anglais
Contrat : CDI
Rémunération selon expérience
Veuillez envoyer votre lettre de motivation et votre curriculum vitae à : rudy@perrotin.com
RESPONSABLE TECHNIQUE ET LOGISTIQUE ( Remplacement congé maternité)
La galerie Perrotin recherche un(e) Responsable technique et logistique, pour un remplacement congé maternité. Les missions s’ exercent sous l’ autorité de la Directrice des Opérations, en collaboration avec l’ équipe de la Régie en charge de l’organisation et de la bonne exécution des opérations physiques et logistique de la galerie de Paris (Stockage, transport France, expositions, foire, showroom, évènements et projets extérieurs) et des mouvements locaux pour les entités étrangères.
Mission(s)
Analyse, organisation, suivi efficient des demandes de transports camions ( Paris / IDF / France), des demandes techniques d' œuvres d’ art faites par les différents services.
Anticipation et gestion du planning des opérations physiques de la Régie des œuvres et des transports
Définition des besoins humains et techniques pour les différents types d’opérations et projets ( emballage, transport, manutention, installation, projets spéciaux).
Anticipation des besoins et gestion du planning des installateurs en freelance.
Préparation des fiches de mission des installateurs-manutentionnaires et vérification des tâches.
Encadrement des installateurs-manutentionnaires ( salariés et freelance) : Instructions, suivi et optimisation du temps de réalisation des missions et des journées de travail.
Gestion des stocks :
Gestion de l’ inventaire l’ inventaires physique
Suivi des flux des œuvres et veiller en permanence à la bonne localisation des œuvres
Anticipation des besoins en stockage
Organiser, aménager et veiller à l’optimisation des espaces de stockage et réserve
Contrôle et maintien de l’ ordre dans les stocks et réserves
Logistique des caisses et fournitures d’ emballage
Entretien et renouvellement du matériel de manutention
Anticiper et veiller à la sécurité des régisseurs et installateurs
Veiller à la sécurité des œuvres et de la faisabilité sécurisée des projets techniques.
Supervision sur site d’ opérations physiques.
Communication sur l’ avancement et compte-rendu des opérations aux différents services demandeurs et responsable hiérarchique.
Appliquer et veiller aux respects des procédures en place.
Gestion des achats et inventaire de fournitures
Optimisation et gestion des dépenses
Vérification des factures fournisseurs
Gestion des litiges et sinistres
Profil :
Personne de terrain et également à l’aise avec les tâches administratives et les outils informatiques.
Qualités de management des hommes, organisation, résolution de problème et d' optimisation des moyens
Bon relationnel et qui aime travailler en équipe
Proactif(ve), sens du service et des responsabilités
Une bonne condition physique
Bonne résistance au stress
Disponibilités le week-end pendant les périodes de montage
Formation et Expérience :
Régie et installation d’ oeuvre d’ oeuvre d’art / Logistique de l’ art ou évènementielle
Anglais : Parlé et écrit couramment
Informatique : Bonne maîtrise de l'outil informatique (environnement MAC + Google suite )
Contrat :
CDD de 6 mois et plus, à pourvoir dès aujourd’hui
Rémunération : selon profil
Candidature (CV + Email / lettre de motivation) par email uniquement à : jobregie@perrotin.com
Objet de l’email : Candidature CDD RESPONSABLE TECHNIQUE ( H/F).
RÉGISSEUR(SE) TECHNIQUE (CDI)
La Galerie Perrotin recherche un Régisseur (se) technique :
Activité :
- Ouverture et fermeture des locaux
- Gestion matérielle des œuvres d’art (manutentions, préparation pour les transports, livraison et installation, présentation, emballage, rangement de stock, etc. )
- Montage / accrochage des shows-room, expositions et stands de foire, installation en exterieur
- Proposition de solution technique (emballage, accrochage, déroulé de chantier)
- Supervision des transporteurs et prestataires sur site
- Réalisation de constat d’ état
- Réalisation de plan de montage
- Gestion de stock (sécurisation, mouvements, optimisation, rangement, localisation, inventaire)
- Entretien du matériel et suivi des stocks et commande de fournitures liées au service régie
- Compte-rendu des opérations au fil de la journée
- Assistanat administratif régie (saisi des informations logistique et technique dans la base de données, colisage, e-mails)
- Entretien et Intendance des locaux
- Assistance pour les événements et vernissages
Profil :
Savoir-faire
- Très bonnes notions d’accrochage, d’emballage et de bricolage en général
- Manutentions d'objets fragiles et lourd
- Esprit technique et organisé
- Bon niveau d’anglais
- Permis B exigé
Savoir-être
- Bonne présentation et discrétion
- Aptitude au travail en equipe et qualités relationnelles
- Polyvalence
- Dynamisme
- Bonne gestion du stress
- Disponibilité et mobilité
Contrat : CDI
Rémunération : selon profil
Candidature ((CV + Email / lettre de motivation) uniquement par email à jobregie@perrotin.com
Objet de l’email : Candidature RÉGISSEUR(SE) TECHNIQUE (CDI)
UN(E) RÉGISSEUR-SE TRANSPORT (CDI)
La galerie Perrotin recherche un(e) Régisseur-se Transport en charge de l’organisation des transports en France et à l’international :
Traitement et suivi des nouvelles demandes de transport
Demandes de devis, négociation, synthèse, commande et organisation
Organisation des transports en France et à l’international ( union européenne / import / export / groupage )
Organisation des tournées de livraison
Gestion des transports pour projet ( expositions, foire, showroom, évènements et projets spéciaux)
Gestion des transports en sortie de production et après-vente
Optimisation des achats transport
Anticipation, optimisation et gestion de planning
Evaluation des besoins humains et techniques pour réservation des moyens
Suivi et administratif douanier ( temporaire, import, export, autorisation d’ entrepôt)
Gestion des preuves Export
Gestion des formalités Beaux-arts et licence
Demande d' assurance transport
Vérification des conditions transport dans les contrats de prêts
Gestion et vérification des contrats avec nos prestataires extérieurs
Suivi des flux des œuvres et veiller en permanence à la bonne localisation des oeuvres
Participation aux opérations sur le terrain : condition report, inventaire, petit emballage...
Supervision des installateurs, transporteurs et prestataires sur le terrain
Saisie des informations logistiques sur la base de données ( douane, colisage, condition report, bon de transport, CMR)
Saisie des budgets et dépenses
Diverses missions administratives, gestion de tableau de bord, préparation de rapport et dossier administratif
Saisie, classement physique et numérique : courrier, facture fournisseur, notes de frais, archivage…
Profil :
- Niveau BAC +3 minimum : Commerce international / Transport international / Régie des oeuvres / Droit
- Aisance orale et rédactionnelle en français et en anglais
- Esprit d' équipe
- Sens de l' anticipation et de la coordination
- Vous faites preuve de rigueur et de sens du service
- Compétence technique dans la gestion des œuvres d’art ( technique d’emballage, stockage et transport)
- Connaissance des règles de circulation des oeuvres d' art et d' exportation
- Maîtrise d' Excel
Contrat :
- CDI
- Rémunération selon expérience
Candidature ((CV + Email / lettre de motivation) uniquement par email à jobregie@perrotin.com
Objet de l’email : Candidature RÉGISSEUR(SE) TRANSPORT